Tập tin Hương Lam số 38 - Hội thảo (Thục Độ-Nguyễn Bảo Lễ)

Created on Sunday, 27 June 2021 00:17

 

Nghiệp vụ Văn phòng

HỘI THẢO

 

Phân biệt Hội nghị và Hội thảo

Hội nghị và Hội thảo là 2 hình thức sự kiện phổ biến trong các doanh nghiệp, đoàn thể và tổ chức nhà nước hiện nay. Cả hai hoạt động đều giúp chia sẻ những tồn tại, thu thập thông tin từ nhiều phía để nâng cao nhận thức vấn đề, triển khai những kế hoạch để cải thiện chất lượng cũng như phương hướng hoạt động của tổ chức. Thuật ngữ "workshop" là chuỗi hoạt động được tổ chức nhằm chia sẻ, tư vấn, kiến giải một vấn đề của một số người có cùng quan tâm. Một buổi Workshop được gọi là thành công khi tổng hoà được 3 yếu tố: Hữu ích, lôi cuốn và tính tương tác cao. Ở đó, vai trò người dẫn chương trình và phương tiện vật chất trang thiết bị cũng như không gian được đầu tư thoả đáng.

Tương tự như Hội thảo thì Hội nghị cũng nhằm một mục đích lớn mà mọi người cùng muốn hướng đến. Các bước để tổ chức Hội nghị cũng khá giống với tổ chức Hội thảo. Từ việc chọn địa điểm, mời khách mời cho đến các thao tác tổ chức khác. Nói chung, Hội thảo - Hội nghị đều là nơi đưa ra ý kiến về một công việc hoặc lĩnh vực cụ thể. Hội thảo được hiểu là một cuộc trao đổi, chia sẻ còn Hội nghị lại được xem là một cuộc họp để các ban, ngành bộ phận thông qua một vấn đề hoặc đưa ra những quyết định.

 

1. Hội thảo là gì?

Hội thảo là một cuộc họp mặt của những người có chung một mối quan tâm để thảo luận, tranh luận về mối quan tâm đó và được xem một loại hình sinh hoạt chuyên đề. Hoạt động này được triển khai để làm sáng tỏ nguyên nhân, lý do, cơ sở hình thành và nhiều nội dung liên quan vấn đề Kinh tế, Khoa học, Tôn giáo (Nhân học,Truyền thông học, Nghiên cứu về văn hoá, Kinh tế học, Giáo dục, Địa lý học, Nhân văn, Sử học, Ngôn ngữ học, Khoa học chính trị, Tâm lý học, Môi trường ) được đề cập tới để đưa ra những dự báo sơ bộ về vấn đề thực tiễn này hay dự kiến từ đó rút kinh nghiệm áp dụng phù hợp về sau .

Thông tin, nội dung trong Hội nghị thường đưa ra để giải quyết các khó khăn, những vấn đề còn tồn đọng. Còn thông tin tại Hội thảo đôi khi là những nội dung bổ ích, những vấn đề chưa xảy được dự báo trước.

Thành phần tham gia của Hội thảo cần có sự góp mặt của các nhà lãnh đạo, nhà quản lý, những người có tầm ảnh hưởng... trong từng lĩnh vực liên quan đến vấn đề đặt ra của Hội thảo..

Các dạng Hội thảo thường được triển khai theo mục đích, chủ đề hay đề tài nào đó như: Hội thảo khoa học, Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm, Hội thảo giới thiệu sản phẩm, Hội thảo chuyên ngành trong phạm vi chuyên nghiệp hoặc không chuyên.

Workshop: được hiểu như là một hoặc một chuỗi sự kiện để chia sẻ kinh nghiệm , kiến thức, phương pháp, kỹ năng của một lĩnh vực nào đó. Tùy thuộc vào mục đích của từng chủ đề mà có thể mời diễn giả phù hợp. Đa phần các buổi Workshop thường là nói chuyện cùng khách mời và trả lời câu hỏi. Một workshop hiệu quả khi xác định trước các yếu tố:

Một nhóm người đại diện cho các bên liên quan

Một mục tiêu đã được xác định trước

Xác định được phương thức tương tác

Các sản phẩm công việc đầu ra được xác định

Và có một người điều phối có kỹ năng dẫn dắt tốt.

Với tổ chức GĐPT, Hội thảo là một hoạt động quan trọng trong vấn đề củng cố và xây dựng tổ chức. Hội thảo có thể được tổ chức qua nhiều dạng nhóm, ngành hay đại trà ( theo cấp địa phương) ở các chủ đề, đề tài, tiêu điểm đáng quan tâm, ở đó, các quan điểm cũng như chia sẻ kinh nghiệm được diễn giải biện minh, đúc kết mang tính phổ biến, khả thi, lợi ích, định hướng về sau được người dự chấp nhận.

 Ví dụ một số sự kiện của Hội thảo như: " Duy trì và phát triển ngành Thanh" hoặc Thiếu-Đồng niên, " Văn nghệ trong GĐPT", " Sự quan hệ giữa Trụ trì và đơn vị cơ sở", "Sự quan hệ trong công tác giữa các thành viên Phân ban GĐPT", v.v..

Trong tình hình xã hội hiện nay, hội thảo của GĐPT thường tổ chức lồng ghép trong chương trình hoạt động khác như Trại huấn luyện, Hội nghị, Đại hội, Tập huấn, Ngày kỷ niệm… và cũng có thể là tiền đề cho các hoạt động nói trên.

Hội thảo trong GĐPT cần phải có điều kiện “thời cơ chín muồi”, giải quyết những vấn đề bức xúc và quảng bá phổ biến những kinh nghiệm, những điển hình tiêu biểu.

Thường ở đây, trên tinh thần các vấn đề trong nội dung đã được Hội thảo đề cập và thống nhất cần được nghiệm thu trong công tác; đồng thời Ban Tổ chức cần thường xuyên cập nhật cũng như động viên tập thể cá nhân cùng thực hiện, tránh trường hợp bỏ ngỏ, hình thức.

 III. Kế hoạch tổ chức Hội thảo bao gồm:

Thành lập Ban Tổ chức, Ban Tư vấn- Cố vấn, Đoàn Chủ tọa.

Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi Hội thảo.

Nội dung chính của Hội thảo.

Trao đổi, thống nhất nội dung với diễn giả.

Đơn vị tổ chức Hội thảo.

Phân công nhân sự đảm trách từng bộ phận (từ nội dung đến hình thức).

Địa điểm, thời gian tổ chức Hội thảo.

Kinh phí dự trù , phương tiện phục vụ cho việc tổ chức Hội thảo.

Lên danh sách (thỉnh) khách mời.

Chương trình của Hội thảo.

Kế hoạch có thể tiến hành theo 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị và xác định mục tiêu, đối tượng, chủ đề

Đây là giai đoạn đầu tiên và cũng là giai đoạn quan trọng để có một cuộc Hội thảo với các bước sau:

- Xác định mục tiêu, chủ đề của Hội thảo.

- Kịch bản chi tiết Hội thảo cả quá trình: chuẩn bị- tiến hành- kết thúc (văn nghệ, giới thiệu, phát biểu, dẫn chương trình, phân phối tài liệu, thuyết trình, giải lao, vấn đáp, đúc kết, quà tặng…)

- Xác định đối tượng tham dự, những người liên quan đến vấn đề cần thảo luận.

- Tùy theo số lượng người để chọn địa điểm thích hợp.

- Truyền thông, quảng bá bề nổi về sự kiện (người tham gia, đối tượng được mời đi đầy đủ).

 

 Giai đoạn 2: Tổ chức Hội nghị Hội thảo

- Nội dung Hội thảo ( những tham luận, đặt vấn đề, vấn đáp, biểu quyết…)   phải được định rõ và có mục tiêu, dứt khoát, giới thiệu chào hỏi đúng mức, có khoa học, không lan man huyên thuyên tránh làm người tham dự cảm thấy mệt mỏi, vô nghĩa.

- Bố cục chương trình rõ ràng để hoạt động trôi chảy.

- Thiết bị (sân khấu, phông màn, hệ thống trình chiếu, âm thanh, ánh sáng, khu vực dành riêng, tiếp tân…) phải được chuẩn bị đầy đủ và cẩn thận để người tham dự có thể phát biểu dễ dàng, thoải mái.

- Đảm bảo thời gian chương trình đúng tiến độ kịch bản, điều tiết chương trình và xử lý tình huống là yêu cầu cần thiết của một buổi Hội thảo.

 

 Giai đoạn 3: Hội thảo kết thúc

- Hội thảo kết thúc nên khái quát lại nội dung qua đánh giá của Chủ toạ đoàn; giải đáp thoả đáng, đúc kết bằng phương hướng mang tính khả thi, đưa vào chương trình hành động, có thể kèm minh hoạ sự kiện quá trình tổ chức Hội thảo bằng video để người tham dự nắm rõ nội dung hơn. 

- Đại diện khách mời (đối tác) phát biểu.

- Gửi tặng phẩm, tuyên dương, trân trọng bày tỏ cám ơn đến người tham dự, tiễn khách.

oOo

Hội thảo được tổ chức sao cho trang trọng, tập trung đúng chủ đề, lôi cuốn người tham dự, hạn chế tối đa thiếu sót từ nội dung đến hình thức. Chương trình Hội thảo  thường có 5 bước chuẩn bị dành cho Ban Tổ chức:

Bước 1: Chủ đề cho buổi Hội thảo. Hội thảo sẽ được nói về chủ đề gì, mục đích của buổi Hội thảo cũng như mục đích của những người tham dự.

Bước 2: Làm việc trước với diễn giả để bàn bạc thật kỹ nội dung của buổi Hội thảo (qua phát biểu, báo cáo, tham luận có minh hoạ trình chiếu, video…), người dẫn chương trình .

Bước 3: Địa điểm phù hợp; kiểm tra các dịch vụ tiện ích tại địa điểm tổ chức.

Bước 4: Nắm rõ nhu cầu của diễn giả, vật dụng cần thiết cho buổi tổ chức và thông tin từ người tham dự.

Bước 5:  Đăng ký hình thức quảng bá giới thiệu phù hợp.

Các buổi Hội thảo sẽ rất cuốn hút nếu người tham gia có cùng quan điểm, cùng nhu cầu khi quan tâm tìm hiểu một vấn đề nào đó sẽ có thêm nhiều kiến thức bổ ích thiết thực phục vụ cho cuộc sống và trong công tác.

 

Tổng hợp & biên soạn: Nguyễn Bảo Lễ

 


Áo Lam rong phố (Bảo Lễ)

IMAGE
Em ước gì mình làm chim bay, bay khắp quê nhà...

Bộ tranh cuộc đời Đức Thích Ca Mâu Ni

IMAGE
Bộ tranh cuộc đời Đức Phật

NHẠC GĐPT - PART 2

IMAGE
Đường Lam - Anh em ta về - Kết dây thân tình - Đoàn Lam non - Mừng Thầy đến - Nào về đây - Lửa Trại đêm nay - Hát to...

Bài hát sinh hoạt - P1

IMAGE
Càng đông càng vui- Bốn phương họp mặt - Tiếng chim ca -Nhảy lửa-  Một Mẹ trăm con - 15 phút đồng hồ - Đôi tay trên...

bài hát TIẾNG CHIM CA (Vũ Đức Sao Biển )

IMAGE
Nhạc phẩm TIẾNG CHIM CA - Tác giả: Vũ Đức Sao Biển 

Lời phật dạy

- Chớ vội tin điều gì, chỉ vì điều đó được ghi lại trong sách vở hay kinh điển.
- Chớ vội tin điều gì, chỉ vì điều đó lý luận siêu hình.
- Chớ vội tin điều gì, chỉ vì điều đó phù hợp với lập trường của mình.
- Chớ vội tin điều gì, chỉ vì điều ấy phù hợp với định kiến của mình.

"Cạo bỏ râu tóc để trở thành vị Sa môn, lãnh thọ giáo pháp của Phật thì phải xả bỏ của cải thế gian, mong cầu vừa đủ, giữa ngày ăn một bữa, dưới gốc cây ở một đêm, cẩn thận không trở lại lần thứ hai. Ðiều làm cho người ta ngu muội là ái dục"

- Chớ vội tin điều gì, khi điều đó được căn cứ trên những dữ kiện hời hợt.
- Chớ vội tin điều gì, chỉ vì điều ấy được sức mạnh và quyền uy ủng hộ.
- Chớ vội tin điều gì, chỉ vì điều ấy được các nhà truyền giáo hay đạo sư của mình tuyên thuyết.

Nghèo nàn bố thí là khó. Giàu sang học đạo là khó.  Bỏ thân mạng quyết chết là khó. Thấy được kinh Phật là khó.Sanh vào thời có Phật là khó. Nhẫn sắc, nhẫn dục là khó. Thấy tốt không cầu là khó.  Bị nhục không tức là khó.  Có thế lực không dựa là khó Gặp việc vô tâm là khó.

- Chớ vội tin điều gì, chỉ vì điều đó là truyền thuyết.
- Chớ vội tin điều gì, chỉ vì điều đó thuộc về truyền thống.
- Chớ vội tin điều gì, chỉ vì điều đó được nhiều người nhắc đến hay tuyên truyền.