Tập tin số 24 - Tổ chức, Điều hành GĐPT Tỉnh Bình Thuận (tiếp theo)

Created on Sunday, 15 October 2017 13:12

TỔ CHỨC , ĐIỀU HÀNH , QUẢN LÝ

                        GIA ĐÌNH PHẬT TỬ TỈNH ( tiếp theo )

                                                                            THỤC THỜI

           Tại Mục B, Điều 15, Chương III Nội quy GĐPT (HĐTS ban hành năm 2013 ) quy định nhiệm vụ của BHD Phân Ban GĐPT Tỉnh như sau :

             Trưởng Ban Hướng Dẫn Phân ban GĐPT Tỉnh điều hành các Uỷ viên BHD  GĐPT Tỉnh, hướng dẫn các Uỷ viên chuyên ngành, Uỷ viên chuyên môn,  Uỷ viên Đại diện các Huyện, Thị, Thành phố thực hiện các nhiệm vụ theo Nội quy quy định .                              

         - Lập chương trình sinh hoạt, tu học, hoạt động Phật sự 6 tháng, hằng năm và nhiệm kỳ, trình BHD Phật tử , BTS Phật giáo tỉnh, BHD/GĐPT Trung ương .

         - Tổ chức các cuộc trại, hội thảo chuyên đề, chuyên ngành, mạn đàm, hội nghị để trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kiến thức, nâng cao  trình độ giáo lý và khả năng chuyên môn cho Huynh trưởng và Đoàn sinh, mở các Trại sinh hoạt hè, các Trại truyền thống.v.v

         - Tổ chức các khóa tu học dài hạn  bậc Kiên, Trì, Định, Lực cho Huynh trưởng và mở các Trại huấn luyện Lộc Uyển, A Dục, Huyền Trang, Quản thủ sách tịch Huynh trưởng, quản lý, cập nhật tình hình sinh hoạt tu học, phục vụ của Huynh trưởng trực thuộc .

         - Tổ chức xét, xếp cấp, thọ cấp cho Huynh trưởng cấp Tập, cấp Tín.  Đề nghị Trung ương xét, xếp cho Huynh trưởng cấp Tấn, cấp Dũng. 

          - Mở các Trại sinh hoạt hè, Trại truyền thống lễ lược trong GĐPT.   

         - Thực hiện các Phật sự do BTS Phật giáo tỉnh và BHD/GĐPTTW chỉ đạo.  

         - Báo cáo Sơ kết 6 tháng, Tổng kết năm và cuối nhiệm kỳ cho BHD Phật tử, BTS Phật giáo tỉnh, BHD/GĐPTTW đúng thời hạn.

 

          III . NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH, QUẢN LÝ GĐPT

TOÀN TỈNH LÀ: “  TẬP THỂ LÃNH ĐẠO – CÁ NHÂN PHỤ TRÁCH “

         Tuy Nội quy GĐPT chỉ ghi một cách tổng quát nhiệm vụ của BHD Phân ban GĐPT Tỉnh, nhưng qua đây cũng có thể cho chúng ta thấy rằng hoạt động của BHD Phân ban có rất nhiều lãnh vực, đa dạng và phức tạp, nên việc tổ chức, điều hành, quản lý GĐPT toàn tỉnh phải theo nguyên tắc: “ Tập thể lãnh đạo – Cá nhân phụ trách “.

           - Trưởng ban Hướng dẫn Phân ban GĐPT tỉnh chỉ là người phụ trách, quán xuyến và chịu trách nhiệm chung về việc điều hành các công việc sau khi đã thống nhất ý kiến toàn ban, sau khi kết thúc công việc, toàn ban sẽ nhận định, đánh giá và kết luận về két quả của công việc ấy. Đó chính là ý nghĩa của nguyên tắc “ Tập thể lãnh đạo “.

           Việc thực hiện công việc là nhiệm vụ chính của các Uỷ viên ngành, Uỷ viên chuyên môn, và Uỷ viên Đại diện Huyện, Thị, Thành phố có liên quan đến  lãnh vực của mình phụ trách, sau khi có quyết nghị của toàn ban, hay được Trưởng ban ( hoặc các Phó Trưởng ban phụ trách ngành ) giao phó, và phải chịu trách nhiệm trước Trưởng ban, hay toàn BHD Phân ban GĐPT tỉnh . Đó là ý nghĩa của nguyên tắc “ Cá nhân phụ trách “.

           1. Phương thức thực hiện :

             Các Uỷ viên BHD Phân ban muốn thực hiện một công việc, hay một dự án, kế hoạch phải tiến hành theo các bước cơ bản sau:

          - Xây dựng dự án, kế hoạch .

          - Tập thể bàn bạc,thống nhất ý kiến.

          - Tổ chức thực hiện ( có tiếp thu ý kiến chỉ đạo và phối kết hợp với các Uỷ viên ngảnh, Uỷ viên chuyên môn … )

          - Báo cáo kết quả trước toàn ban, để tập  thể nhận xét, đánh giá, kết luận và rút kinh nghiệm ưu, khuyết điểm…

           2.Tinh thần trách nhiệm, tính tự chủ, đoàn kết, hòa hợp, sáng tạo của mỗi Ủy viên BHD:  

            - Hoạt động của BHD Phân ban GĐPT Tỉnh, muốn được thông suốt và kết quả tốt theo nguyên tắc “ Tập thể lãnh đạo – Cá nhân phụ trách “ thì mỗi Uỷ viên  phải hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, am tường thể thức thực hiện, đồng thời luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm , phát huy tính tự giác, tự chủ, hòa hợp, sáng tạo. Đó chính là những yếu tố càn thiết để hoạt động của BHD Phân ban  được trôi chảy, thông suốt và thành công, nâng cao sức mạnh sinh hoạt, tu học của GĐPT toàn tỉnh.

 

            IV. PHÂN ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỤ THỂ CỦA                        CÁC ỦY VIÊN BHD PHÂN BAN GĐPT TỈNH :      

            Tổ chức cơ cấu nhân sự của BHD Phân ban, là hoàn thành cơ phận vận hành một bộ máy, là động tác đầu tiên trong việc tổ chức, điều hành, quản lý của BHD Phân ban GĐPT Tỉnh.  Cần phải triển khai, phân công cụ thể hơn, nhiệm vụ của từng thành viên trong  BHD Phân ban :

            *Trưởng Ban Hướng Dẫn Phân Ban GĐPT Tỉnh:

            - Điều động toàn ban, điều khiển hướng dẫn mọi sinh hoạt trong ban đề đạt những mục tiêu đã ấn định .

            - Giữ liên lạc thường xuyên, và nắm rõ các hoạt động của tất cả các Uỷ viên để điều hành, phân công nhiệm vụ  hợp lý và có hướng dẫn, điều chỉnh công việc khi cần thiết.

            -Trao đổi với các Phó Trưởng ban, Chánh Thư ký, Ban Thường trực, Uỷ viên Nội vụ về dự kiến nhân sự BHD Phân ban khi cần bổ sung, tăng cường, thay thế, hay hoán chuyển nhiệm vụ, hoặc giải quyết một vấn đề quan trọng mà không có điều kiện họp toàn ban.

             - Liên lạc mật thiết và báo cáo định kỳ 6 tháng, tổng kết năm, và cuối nhiệm kỳ cho BHD Phật tử, BTS Phật giáo tỉnh và BHD/GĐPT Trung ương.

             -Thường xuyên tiếp xúc với các Ban ngành của Giáo hội ,các cơ quan chính quyền, các tổ chức xã hội về các vấn đề liên quan đến việc tổ chức sinh hoạt GĐPT.

             - Quyết định cuối cùng của BHD Phân ban GĐPT Tỉnh.

             - Chủ Tài khoản, và chuẩn chi viên BHD Phân ban GĐPT Tỉnh.

             - Lả người phát ngôn chính thức của BHD Phân ban GĐPT Tỉnh .   

             * Các Phó Trưởng Ban:

             - Phối hợp, góp ý, giúp đỡ Trưởng BHD Phân ban trong việc điều động, hướng dẫn toàn ban.

             - Thừa ủy quyền Trưởng BHD Phân ban điều động, giải quyết công việc toàn ban khi Trưởng ban vắng mặt. ( khi có Uỷ quyền của Trưởng ban )

             - Điều động, chỉ đạo, theo dõi hoạt động của các Uỷ viên thuộc ngành mình phụ trách, đôn đốc các ủy viên thuộc ngành thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.

             - Lên kế  hoạch tổ chức lễ lược truyền thống ngành, hội thảo, mạn đàm chuyên đề, để trao đổi kinh nghiệm. bồi dưỡng kiến thức, nâng cao khả năng chuyên môn cho Huynh trưởng thuộc ngành.

 

*Chánh Thư Ký :

                 Hoạt động hành chánh của BHD Phân ban GĐPT tỉnh, là mặt hoạt động hết sức nặng nề và hệ trọng. Vì nó vừa có tính cách mở đường và liên quan đến tất cả các bộ phận tổ chức, điều hành, quản lý GĐPT toàn tỉnh, để hoạt động được đồng bộ, thông suốt, thống nhất, quy củ và nề nếp. Đồng thời là sự đúc kết và lưu giữ lịch sử hình thành và phát triển của GĐPT toàn tỉnh .

                Hoạt động hành chánh còn là nhịp cầu kết nối, là sợi dây thông tin liên lạc giữa BHD Phân ban GĐPT tỉnh, với các Huyện, Thị, Thành phố, với tất cả các đơn vị cơ sở, BHD Phân ban GĐPT Trung ương  và các cấp Giáo hội từ tỉnh đến địa phương .

                Điều hành, quản lý hành chánh, là nhiệm vụ chính yếu của Chánh Thư ký. Gồm có những nhiệm vụ sau:

                - Phối hợp hoạt động tổng quát, liên lạc thường xuyên với các Uỷ viên BHD Phân ban, để nắm bắt tình hoạt động chung của toàn ban, và đề nghị lên Trưởng ban các biện pháp điều hành thích ứng.

                - Điều hành tất cả các hoạt động liên quan đến quản trị hồ sơ hành chánh của toàn BHD Phân ban.

                -Thực hiện đầy đủ các loại sổ sách, quản thủ tất cả hồ sơ, sổ sách một cách khoa học, an toàn và mỹ quan.

              - Tổ chức, sắp xếp văn phòng BHD Phân ban ngăn nắp, gọn đẹp…

              - Ghi chép, lưu giữ biên bản các cuộc họp, Hội nghị, các cuộc làm việc với các cơ quan, ban ngành Giáo hội của BHD Phân ban.

              - Phối hợp với Trưởng BHD Phân ban xây dựng nội dung, chương trình các cuộc họp, hội nghi BHD Phân ban.

              - Thực hiện, triển khai nội dung, nghị quyết của các cuộc họp Thường trực, cuộc họp toàn BHD thành văn bản ( văn thư, công văn, thông tư, thông báo,…) tống đạt đến các Uỷ viên, các Huyên,Thị, Thành phố và các đơn vị GĐPT trong tỉnh để đồng loạt thi hành.

             - Tiếp nhận văn thư các cấp, các ngành từ tỉnh, huyện,và đơn vị cơ sở, chuyển trình Trưởng ban, để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết.

             - Dự thảo các văn thư, quyết định, thông tư, thông báo,…và trình ký.

             - Nghiên cứu thể thức các loại văn bản, biểu mẫu, biểu đồ, ấn chỉ,… và tổ chức hướng dẫn các Uỷ viên Đại diện và các đơn vị thực hiện thống nhất có hiệu quả tốt nhất.

             - Lên chương trình, kế hoạch cho cuộc họp xét, xếp cấp và phối kết hợp với Uỷ viên Nội vụ, tổ chức lễ thọ cấp Tập, cấp Tín cho Huynh trưởng theo chỉ đạo của Trưởng ban.

             - Lập báo cáo hoạt động 6 tháng, tổng kết năm, tổng kết nhiệm kỳ lên BHD Phật tử, BTS Phật giáo tỉnh, BHD Phân ban GĐPT TW đúng thời gian quy định.

             - Phối kết hợp với các Uỷ viên Tu thư, Nghiên huấn, Nội vụ… thực hiện in ấn các loại biểu mẫu: giấy Chứng nhận trúng cách các bậc học Kiên, Trì Định và các Trại Huấn luyện Huynh trưởng LỘC UYỂN, A DỤC, HUYỀN TRANG, giấy khen thưởng …

              - Nghiên cứu tổ chức các khóa tập huấn hành chánh, người dẫn chương trình các lễ lượt trong GĐPT, cho huynh trưởng cốt cán của các đơn vị trong tỉnh.

              - Trông coi việc mua sắm văn phòng phẩm, mua sắm, sửa chữa khí mảnh, máy móc, trang thiết bị, vật liệu, cơ sở được an toàn và các công việc do Trưởng ban giao .

              - Tổ chức kiểm kê tài sản BHD Phân ban theo định kỳ hằng năm, vào ngày 15/12 mỗi năm.

              - Phối kết hợp với Uỷ viên truyền thông, Uỷ viên Tu thư, quản lý Website GĐPT Tỉnh và quản lý việc thực hiện, phát hành “ Tập tin HƯƠNG LAM Tài liệu sinh hoạt, tu học GĐPT Bình thuận”

              -Thay mặt Thường trực BHD Phân ban,Tiếp các đoàn BHD tỉnh bạn đến thăm và giao lưu.

              - Đảm nhiệm các công việc không thuộc phạm vi của các Uỷ viên khác .

              * Phó Thư Ký :

              Phó Thư ký trợ tá cho Chánh Thư ký, được Chánh Thư ký phân công nhiệm vụ phối hợp với Chánh Thư ký, thực hiện  đầy đủ các loại sổ sách liên quan đến quản trị hồ sơ hành chính như sau :

   - Sổ danh bộ BHD Phân ban GĐPT Tỉnh.

- Sổ biên bản họp BHD Phân ban

- Sổ danh sách các đơn vị GĐPT toàn tỉnh.

- Bảng thống kê số lượng Huynh trưởng, Đoàn sinh các ngành qua từng năm.

- Sổ ghi công văn đi                  - Sổ ghi công văn đến .

- Kẹp lưu trử công văn đi .        - Kẹp lưu trử công văn đến .

- Sổ nhật ký .                             - Sổ tường thuật .

- Sổ khí mảnh, vật dụng .          - Sổ ghi quyết định đi, đến .

- Các kẹp lưu trử các hồ sơ, văn kiện khác như: quyết định, báo cáo định kỳ …

- Nhiệm vụ của Phó thư ký còn được phân công tống đạt đến các Uỷ viên BHD Phân ban và các đơn vị trực thuộc những văn thư, thông tư, thông báo… để đồng loạt thi hành .

* Uỷ viên Thủ quỹ:

-Thực hiện sổ thu, sổ chi cụ thể, rõ ràng,rành mạch, ngăn nắp.

- Thu, chi đúng nguyên tắc và thể thức quy định, khi chi phải có phiếu đề nghị và được Trưởng ban duyệt chi mới được xuất chi.( sử dụng các phiếu thu tiền và chứng từ chi tiêu )

- Quản thủ tiền quỹ BHD Phân ban một cách an toàn, có lợi, thuận tiện.

- Có kế hoạch tận thu từ tất cả các đơn vi, về khoản sinh hoạt phí hàng năm và các khoản thu bất thường khác.

- Báo cáo cho thường trực và toàn ban tình hình thu, chi trước phiên họp sơ kết 6 tháng và tổng kết hàng năm.

- Quản lý khí mảnh vật dụng BHD Phân ban .

 

                                                                        ( còn tiếp )


Áo Lam rong phố (Bảo Lễ)

IMAGE
Em ước gì mình làm chim bay, bay khắp quê nhà...

Bộ tranh cuộc đời Đức Thích Ca Mâu Ni

IMAGE
Bộ tranh cuộc đời Đức Phật

NHẠC GĐPT - PART 2

IMAGE
Đường Lam - Anh em ta về - Kết dây thân tình - Đoàn Lam non - Mừng Thầy đến - Nào về đây - Lửa Trại đêm nay - Hát to...

Bài hát sinh hoạt - P1

IMAGE
Càng đông càng vui- Bốn phương họp mặt - Tiếng chim ca -Nhảy lửa-  Một Mẹ trăm con - 15 phút đồng hồ - Đôi tay trên...

bài hát TIẾNG CHIM CA (Vũ Đức Sao Biển )

IMAGE
Nhạc phẩm TIẾNG CHIM CA - Tác giả: Vũ Đức Sao Biển 

Lời phật dạy

"Cạo bỏ râu tóc để trở thành vị Sa môn, lãnh thọ giáo pháp của Phật thì phải xả bỏ của cải thế gian, mong cầu vừa đủ, giữa ngày ăn một bữa, dưới gốc cây ở một đêm, cẩn thận không trở lại lần thứ hai. Ðiều làm cho người ta ngu muội là ái dục"

- Chớ vội tin điều gì, chỉ vì điều đó được ghi lại trong sách vở hay kinh điển.
- Chớ vội tin điều gì, chỉ vì điều đó lý luận siêu hình.
- Chớ vội tin điều gì, chỉ vì điều đó phù hợp với lập trường của mình.
- Chớ vội tin điều gì, chỉ vì điều ấy phù hợp với định kiến của mình.

- Chớ vội tin điều gì, chỉ vì điều đó là truyền thuyết.
- Chớ vội tin điều gì, chỉ vì điều đó thuộc về truyền thống.
- Chớ vội tin điều gì, chỉ vì điều đó được nhiều người nhắc đến hay tuyên truyền.

Nghèo nàn bố thí là khó. Giàu sang học đạo là khó.  Bỏ thân mạng quyết chết là khó. Thấy được kinh Phật là khó.Sanh vào thời có Phật là khó. Nhẫn sắc, nhẫn dục là khó. Thấy tốt không cầu là khó.  Bị nhục không tức là khó.  Có thế lực không dựa là khó Gặp việc vô tâm là khó.

- Chớ vội tin điều gì, khi điều đó được căn cứ trên những dữ kiện hời hợt.
- Chớ vội tin điều gì, chỉ vì điều ấy được sức mạnh và quyền uy ủng hộ.
- Chớ vội tin điều gì, chỉ vì điều ấy được các nhà truyền giáo hay đạo sư của mình tuyên thuyết.